Pracodawcy RP postulują ograniczenie obiegu
papierowej dokumentacji pracowniczej oraz obowiązku jej
długookresowego przechowywania.
papierowej dokumentacji pracowniczej oraz obowiązku jej
długookresowego przechowywania.
– Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia
również zmniejszenie obciążeń administracyjnych oraz kosztów po
stronie pracodawców. Należy dążyć do tego, aby przepisy Kodeksu
pracy były dostosowane do otaczającego nas cyfrowego świata –
mówią eksperci organizacji. Przypominają, że Kodeks pracy został
uchwalony w 1974 r. – nic więc dziwnego, że nie wszystkie zawarte
w nim regulacje odpowiadają dzisiejszej rzeczywistości. – Dobrze,
że ustawodawca coraz częściej dopuszcza możliwość stosowania
rozwiązań w formie elektronicznej. Dobrym przykładem jest ostatnia
nowelizacja Kodeksu pracy, dotycząca czasu pracy. Umożliwia ona
pracodawcy sporządzanie harmonogramów również w formie
elektronicznej – mówią eksperci.
również zmniejszenie obciążeń administracyjnych oraz kosztów po
stronie pracodawców. Należy dążyć do tego, aby przepisy Kodeksu
pracy były dostosowane do otaczającego nas cyfrowego świata –
mówią eksperci organizacji. Przypominają, że Kodeks pracy został
uchwalony w 1974 r. – nic więc dziwnego, że nie wszystkie zawarte
w nim regulacje odpowiadają dzisiejszej rzeczywistości. – Dobrze,
że ustawodawca coraz częściej dopuszcza możliwość stosowania
rozwiązań w formie elektronicznej. Dobrym przykładem jest ostatnia
nowelizacja Kodeksu pracy, dotycząca czasu pracy. Umożliwia ona
pracodawcy sporządzanie harmonogramów również w formie
elektronicznej – mówią eksperci.
Na mocy art. 125a, ust. 4 ustawy o emeryturach i
rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek, czyli
pracodawca, jest zobowiązany przechowywać przez 50 lat listy płac,
karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje
ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracownika. Innymi
słowy: przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest konieczne
przede wszystkim w celach emerytalno-rentowych. A przecież Zakład
Ubezpieczeń Społecznych dysponuje niezbędnymi danymi. Dlatego
zdaniem ekspertów Pracodawców RP brakuje uzasadnienia dla
dodatkowego obciążania tym obowiązkiem również pracodawców,
przynajmniej w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników.
rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek, czyli
pracodawca, jest zobowiązany przechowywać przez 50 lat listy płac,
karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje
ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracownika. Innymi
słowy: przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest konieczne
przede wszystkim w celach emerytalno-rentowych. A przecież Zakład
Ubezpieczeń Społecznych dysponuje niezbędnymi danymi. Dlatego
zdaniem ekspertów Pracodawców RP brakuje uzasadnienia dla
dodatkowego obciążania tym obowiązkiem również pracodawców,
przynajmniej w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników.
– Obowiązek przechowywania dokumentacji
pracowniczej przez 50 lat w dynamicznie zmieniających się warunkach
rynkowych jest rozwiązaniem absurdalnym – mówią eksperci. –
Dla pracodawców oznacza to głównie dodatkowe koszty związane z
wynajmowaniem specjalnych pomieszczeń, w których dokumenty te będą
latami przechowywane. Z danych Ministerstwa Gospodarki wynika, że
roczne koszty z tego tytułu wynoszą 44 mln zł – dodają eksperci
Pracodawców RP i proponują dokonanie przeglądu obowiązujących
przepisów. Miałoby to na celu ustalenie tego, które z dokumentów
papierowych można zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami.
pracowniczej przez 50 lat w dynamicznie zmieniających się warunkach
rynkowych jest rozwiązaniem absurdalnym – mówią eksperci. –
Dla pracodawców oznacza to głównie dodatkowe koszty związane z
wynajmowaniem specjalnych pomieszczeń, w których dokumenty te będą
latami przechowywane. Z danych Ministerstwa Gospodarki wynika, że
roczne koszty z tego tytułu wynoszą 44 mln zł – dodają eksperci
Pracodawców RP i proponują dokonanie przeglądu obowiązujących
przepisów. Miałoby to na celu ustalenie tego, które z dokumentów
papierowych można zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami.
Trzeba mieć również na uwadze fakt, że w
większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest stałą praktyką.
Jednak ze względu na brak jasnych regulacji prawnych pracodawcy wolą
się „zabezpieczyć” i stosują zarówno wersję papierową, jak
i elektroniczną. Należy bowiem przypomnieć, że zgodnie z art. 281
k.p. za brak dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz za ich
przechowywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest stałą praktyką.
Jednak ze względu na brak jasnych regulacji prawnych pracodawcy wolą
się „zabezpieczyć” i stosują zarówno wersję papierową, jak
i elektroniczną. Należy bowiem przypomnieć, że zgodnie z art. 281
k.p. za brak dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz za ich
przechowywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
– Oczywiście zdajemy sobie sprawę z tego, że
zmiany w prawie pracy to nie wszystko. Konieczne są też zmiany
m.in. w Kodeksie cywilnym czy Kodeksie postępowania cywilnego – po
to, aby dokument elektroniczny był równoważny z dokumentem
papierowym i mógł być powszechnie stosowany – kończą eksperci.
zmiany w prawie pracy to nie wszystko. Konieczne są też zmiany
m.in. w Kodeksie cywilnym czy Kodeksie postępowania cywilnego – po
to, aby dokument elektroniczny był równoważny z dokumentem
papierowym i mógł być powszechnie stosowany – kończą eksperci.
Źródło: www.pracodawcyrp.pl, stan z dnia 22
sierpnia 2013 r.
sierpnia 2013 r.
